Begini Tips Agar Terhindar dari Human Error Saat Kelola Gaji Karyawan

Guideku.com - Saat memilih payroll system, perusahaan harus mempertimbangkan model bisnis yang dipengaruhi oleh pertumbuhan, ukuran, prioritas dan anggaran biaya.

Payroll system seperti Talenta by Mekari sangat penting untuk meminimalkan kesalahan manusia, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi proses HR. Tidak hanya itu, software ini juga dapat merampingkan dan meningkatkan fungsi departemen SDM.

Kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja adalah memberi gaji kepada karyawan. Jumlah karyawan dalam suatu perusahaan sangatlah banyak dan membutuhkan waktu untuk mengolah, menghitung, dan mentransfer gaji kepada semua karyawan dengan tepat waktu. Masalah seperti terlambat mengirim gaji dan kekeliruan hitung pun tak terelakkan.

Baca Juga: Kurs Anjlok, Segini Harga Camilan di Supermarket Turki

Untungnya kini ada aplikasi payroll system yang mempermudah HRD dalam urusan pembayaran gaji.  Seperti apa cara kerjanya? Mari simak pembahasannya di bawah ini!

Apa Itu Aplikasi Payroll System?

Aplikasi payroll system adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang sedemikian rupa untuk membayar gaji karyawan. Sayangnya, beberapa perusahaan masih bertahan dengan menggunakan rumus excel untuk menghitung gaji. Padahal, cara tersebut tidaklah efisien.

Baca Juga: Dijual Cuma Rp5.000, Porsi Spaghetti Pinggir Jalan Ini Bikin Tercengang

Berapa banyak rumus excel yang harus digunakan? Komponen gaji karyawan berupa jabatan, posisi, pajak, jumlah tanggungan, nomor rekening, dan lainya harus dipastikan sudah tepat. Selain itu, gaji yang selesai dihitung tidak bisa otomatis langsung ditransfer ke rekening karyawan. Akan lebih mudah jika perusahaan menggunakan aplikasi payroll system.

Proses Penggajian dalam Perusahaan

Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana cara kerja aplikasi, sebaiknya terlebih dahulu mari memahami bagaimana proses penggajian dalam perusahaan. Banyak perusahaan memiliki sistem yang berbeda dalam penggajian. Namun, di bawah ini adalah proses penggajian karyawan pada umumnya:

Baca Juga: Berat Mencapai 60 Kilogram, Begini Proses Pembuatan Puding Super Jumbo

1. Hitung Reimbursement
Tak jarang karena pekerjaan membuat karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan perusahaan. Contohnya adalah biaya penginapan saat perjalanan dinas, biaya jamuan untuk partner perusahaan, dan sebagainya.

Biaya tersebut masuk kedalam proses reimbursement. Karyawan yang menalangi biaya tersebut akan mendapat penggantian sesuai dengan jumlah nominal yang ia keluarkan dan akan diproses dalam aplikasi payroll system.

2. Hitung Jam Kehadiran
Karyawan yang datang sesuai jam kehadiran akan menerima upah yang sesuai. Terkadang perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran tergantung posisi dan jabatan karyawan. Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem aplikasi sehingga akan diakumulasikan ke dalam payroll karyawan.

Baca Juga: Bisa Lebih Cepat, Pria Ini Pilih Bersihkan Kerang Pakai Mesin Cuci

3. Proses Payroll
Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen gaji seperti lembur, pajak, dan lain-lain, selanjutnya staff HRD akan melakukan proses perhitungan gaji. Selanjutnya staff HRD akan mengirimkan gaji yang sudah selesai diproses ke nomor rekening karyawan.

Tahapan diatas cukup dilakukan dengan beberapa klik tombol dan sistem akan otomatis menjalankannya. Gaji masing-masing karyawan langsung ditransfer ke rekening saat itu juga. Kemudian karyawan akan menerima gajinya saat itu juga.  Cepat sekali, bukan?

Dengan mengotomatisasi proses HR, tim SDM dapat menginvestasikan lebih banyak waktu dalam menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas operasional seperti lamaran kerja, kompensasi, dan sebagainya. Berikut 5 kesalahan utama yang harus dihindari antara lain:

5 Kesalahan Utama dalam Pengelolaan Gaji

1. Identifikasi Perbedaan Gaji
Payroll system yang tepat harus bisa mengolah aktivitas terkait dengan penggajian bagi karyawan. Sistem tersebut dapat secara otomatis menghitung gaji atau komisi yang dibayarkan kepada karyawan jika terjadi perbedaan gaji.

Sehingga akan dapat menghindari gangguan administrasi yang dapat menyebabkan para karyawan merasa frustasi, terutama jika terjadi kesalahan dalam penghitungan.

2. Perhitungan Pajak untuk Setiap Karyawan
Tim SDM di organisasi seringkali melakukan penghitungan pajak gaji (PPh 21) berdasarkan PTKP secara manual, seperti Excel. Hal tersebut tidak hanya dapat mempersulit masalah dalam sistem penggajian, tetapi juga tim SDM kesulitan mengisi SPT masa, formulir 1721-A1, dan sebagainya.

Payroll system yang modern dilengkapi dengan sistem inbuilt untuk menyesuaikan perhitungan pajak untuk setiap karyawan secara terpisah. Sehingga akan dapat meminimalkan kesalahan manusia dan mengurangi tugas pemrosesan gaji.

3. Memperlancar Payroll Delivery
Payroll system secara otomatis dapat dihubungkan ke rekening bank oleh perusahaan secara langsung. Tujuannya adalah untuk mengkredit gaji karyawan tanpa penundaan.

4. Pengembangan karyawan
Bagi UKM, mengevaluasi kemajuan karyawan terhadap Key Performance Index (KPI) merupakan bagian penting dalam pengembangan bisnis.

Payroll system berfungsi untuk membantu tim SDM memaksimalkan pengetahuan tentang kebutuhan dan keterampilan karyawan.

Dengan meningkatkan kinerja karyawan, mereka dapat mengukur produktivitasnya dengan mengotomatisasi tugas pelatihan karyawan secara online dan memberdayakan karyawan sesuai ketersediaan dan kelayakannya.

5. Kemampuan untuk Memantau KPI dan Tujuannya
Bagi UKM, sangat penting untuk melacak KPI dan pencapaian target karyawan dengan payroll system. Dengan cara ini, tim SDM dapat menggunakan laporan slip gaji dan pajak, melakukan analisis ketidakhadiran, memantau kemajuan suatu tugas dan memberikan pelatihan bagi karyawan.

Bagaimana Cara Mendapatkan Aplikasi Payroll System Terbaik?

Setelah mengetahui mengapa perusahaan perlu menggunakan aplikasi payroll system, tentunya perusahaan ingin mendapatkan aplikasi terbaik untuk perusahaan mereka. Ada banyak berbagai vendor yang menawarkan aplikasi di luar sana.

Perusahaan diwajibkan untuk lebih selektif dalam memilih vendor mana yang paling tepat untuk menyajikan aplikasi sesuai kebutuhan. Inilah beberapa tips bagaimana cara untuk mendapatkan aplikasi payroll system terbaik:

1. Pilih Sistem Aplikasi Berbasis Online
Aplikasi berbasis online lebih mudah digunakan dibandingkan aplikasi offline. Data dan informasi bisa diakses dimana saja dan kapan saja selama masih terkoneksi dengan internet. Sementara aplikasi offline mengharuskan HRD untuk data ke kantor ketika membutuhkan data dan informasi gaji karyawan sewaktu-waktu.

2. Mengikuti perubahan regulasi ketenagakerjaan.
Perubahan regulasi ketenagakerjaan berpengaruh terhadap komponen pada perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem harus mampu beradaptasi dan diperbaharui agar sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan terbaru.

3. Terintegrasi
Aplikasi dengan sistem yang saling terintegrasi mampu menghitung seluruh komponen gaji karyawan dengan otomatis dan akurat. Contohnya, salah satu komponen gaji adalah data kehadiran karyawan. Aplikasi dapat  mengintegrasikan data kehadiran karyawan ke dalam sistem sehingga HRD tidak perlu menginput secara manual. Jumlah gaji bersih karyawan pun lebih valid.

4. Mengikuti UU Ketenagakerjaan dan Regulasi Pajak.
UU ketenagakerjaan dan regulasi pajak merupakan landasan perusahaan dalam melakukan pembayaran gaji dan potongan pajak penghasilan dari gaji karyawan. Pilih aplikasi yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan regulasi pajak agar legalitas perusahaan tidak diragukan keabsahannya.

5. Aman dan Rahasia.
Komponen gaji bersifat konfidensial dan tidak boleh jatuh ke tangan yang tak bertanggung jawab. Kemungkinan akses dan manipulasi dari oknum tak bertanggung jawab justru semakin besar jika komponen gaji disimpan pada perangkat keras di kantor. Komponen gaji karyawan jauh lebih terjamin keamanannya  dalam cloud server.

6. Ketahui  Apakah Pelayanan yang Diberikan Sigap
Permasalahan aplikasi tiba-tiba muncul. Bagaimana cara vendor menangani keluhan pelanggan? Apakah sigap atau tidak? Vendor yang profesional dan berkualitas adalah vendor yang mampu membantu client menyelesaikan hambatan dan menyediakan bantuan terbaik saat client mengalami hambatan dalam menggunakan aplikasi.

Mengelola Gaji dengan Talenta by Mekari, Payroll System Terbaik

Payroll system Talenta by Mekari dapat mengelola dan menyediakan informasi tentang gaji yang lebih jelas sesuai kebutuhan perusahaan. Mengelola gaji secara manual merupakan tugas yang sulit, intensif, tidak efisien dan rawan kesalahan manusia.

Data penggajian karyawan yang ada dalam Payroll system dapat membantu tim SDM menghindari 5 kesalahan tersebut. Sehingga mereka bisa membuat keputusan yang tepat mengenai pembayaran gaji kepada karyawan.

Dapatkan informasi secara lengkap mengenai Talenta by Mekari di sini.

Apa Saja Fitur Unggulan yang Dimiliki Oleh Talenta by Mekari?

1. Terdapat Fitur Payment Method
Sistem penggajian karyawan perusahaan masa kini sudah tidak lagi menggunakan pembayaran kontan yang langsung diberikan kepada karyawan. Namun, metode pembayarannya melalui transfer yang langsung ditujukan ke rekening karyawan tersebut. Fitur inilah yang terdapat di dalam aplikasi payroll system Talenta dari Mekari.

Setelah melakukan perhitungan gaji dengan data yang terintegrasi, HR hanya perlu satu kali klik dan gaji karyawan akan langsung masuk ke rekening masing-masing. Cara seperti sangat praktis dan dapat berlangsung dalam waktu cepat. Anda tidak perlu memasukkan uang satu per satu ke dalam amplop, melainkan cukup memanfaatkan fitur dari aplikasi payroll system Indonesia.

2. Fitur Payroll Component
Di dalam sistem penggajian, tentu banyak komponen yang harus dihitung, tidak hanya gaji pokok. Ada yang namanya tunjangan, potongan, bonus, uang lembur, dan lain-lain. Seluruh perhitungan komponen ini bisa dilakukan dengan mudah berkat adanya fitur payroll component di dalam aplikasi payroll system Talenta by Mekari.

Dengan adanya fitur ini, maka perhitungan komponen gaji akan berjalan lebih cepat dan minim terjadi kesalahan karena human error. Semuanya didukung dengan sistem yang terintegrasi dan memudahkan HR dalam memasukkan data input. Sistem di dalam aplikasi payroll system akan mengolah data tersebut dan memberikan hasil akhir berupa gaji karyawan. Mudah, bukan?

3. Mencetak Laporan dengan e-Payroll
Fitur unggul lainnya dari aplikasi payroll system Talenta by Mekari ini adalah adanya fitur untuk mencetak payroll menggunakan e-payroll. Dengan fitur ini, anda tidak perlu lagi membuat laporan secara manual dan memasukkan data satu per satu. Hasil hitungan dari sistem dalam langsung diproses menjadi laporan yang tercetak dengan hasil yang pasti benar.

Anda bisa membuat laporan dengan aplikasi payroll system Indonesia ini berdasarkan periode, tahun, proyek, dan lain-lain. Pekerjaan anda semakin dipermudah dengan fitur yang satu ini dan dapat dipastikan hasilnya pasti tidak akan salah. Oleh karena itu, yuk gunakan aplikasi payroll system Talenta by Mekari di perusahaan anda!

4. Salary Slip
Aplikasi payroll ini juga menyediakan fitur salary slip yang dapat mencetak slip gaji karyawan dalam file PDF. Meskipun karyawan sudah bisa melihat besaran gajinya, namun ada beberapa yang membutuhkan slip gaji untuk keperluan tertentu. Dengan adanya fitur ini, hal itu dapat ditangani dengan mudah.

Selain keempat keunggulan di atas, masih banyak lagi fitur unggul dari aplikasi payroll system Talenta by Mekari. Beberapa lainnya adalah fitur grade, timesheet, dan tentunya dapat menyimpan data dengan sangat aman. Dengan berbagai keunggulan ini, pekerjaan anda akan semakin mudah.