Attendance Management Software Terbukti Mampu Tingkatkan Kinerja Perusahaan

Guideku.com - Absensi atau kehadiran merupakan suatu dokumen yang berguna untuk mencatat jam hadir para karyawan di suatu perusahaan. Pembuatan hal ini bisa saja dilakukan berupa daftar hadir biasa dan juga bisa saja berbentuk kartu hadir yang diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu.

Pencatatan ini bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu dengan pencatatan waktu hadir atau dalam bahasa asing disebut dengan istilah attendance time keeping dan pencatatan waktu kerja atau shop time keeping.

Absensi pada suatu perusahaan tentu saja dilakukan pada setiap pegawai atau tenaga kerja. Hal ini akan berpengaruh pada gaji Anda yang akan diterima di setiap bulan. Jika Anda hadir di tempat kerja Anda maka jangan sampai lupa untuk mengisi daftar kehadiran tersebut.

Baca Juga: Viral Pria Beli Sebungkus Keripik Kentang, Pas Dibuka Sukses Bikin Emosi

Kedatangan Anda akan masuk ke catatan waktu hadir sehingga perusahaan bisa memantau jam hadir Anda. Jika seorang pegawai atau pekerja sampai lupa mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir atau pada absensi, maka gaji Anda bisa saja berkurang.

Sebab ketidakhadiran Anda di perusahaan bisa berpengaruh terhadap segala hal yang berkaitan dengan gaji atau pada tunjangan Anda di setiap bulan. Tunjangan seringkali diberikan pada pegawai berkaitan dengan jam hadir para pegawai. Misalnya saja seperti tunjangan transportasi yang setiap hari tentu akan menjadi semakin berkurang jika tidak ditemukan catatan kehadiran Anda.

Oleh karena itu, setiap pegawai yang tidak hadir atau tidak mencatatkan jam hadirnya maka bisa saja tidak mendapatkan tunjangan transportasi dan bahkan tunjangan makan. Tentu saja gaji bersih yang Anda terima pada satu periode bisa berkurang. Sebab pada dasarnya pencatatan jam hadir yang ada di suatu perusahaan dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir para pegawai atau pekerja dalam satu periode.

Baca Juga: Begini Tips Agar Terhindar dari Human Error Saat Kelola Gaji Karyawan

Sedangkan, pencatatan jam kerja dimaksudkan untuk mencatat jam kerja pegawai yang sesungguhnya. Catatan mengenai waktu kerja pada dasarnya berhubungan dengan catatan waktu hadir sehingga data produksi Anda bisa diketahui secara lebih jelas melalui absensi yang ada di perusahaan.

Jenis Absensi

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam rangka melakukan pencatatan kehadiran pegawai ini. Dengan kata lain absen karyawan umumnya terbagi ke dalam beberapa jenis yaitu sebagai berikut.

Baca Juga: Kurs Anjlok, Segini Harga Camilan di Supermarket Turki

• Jenis absensi yang pertama adalah absensi catatan tangan. Pencatatan kehadiran jenis ini biasanya terdapat di beberapa perusahaan kecil. Hal ini juga biasa dilakukan saat pegawai tiba di kantor dan saat pegawai akan pulang dari kantor.

Absensi jenis ini sangat mudah untuk dilakukan dan sangatlah murah. Namun pegawai bisa menuliskan kehadirannya sesuai dengan keinginannya sendiri, sehingga pencatatan jam hadir atau jam pulang bisa saja dilakukan dengan tidak jujur.

• Jenis absensi yang kedua adalah absensi almano atau pencatatan kehadiran dengan sistem ceklok. Sesuai dengan namanya, maka jenis ini menggunakan mesin almano atau mesin yang menggunakan sistem ceklok. Pegawai yang tiba di kantor bisa memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano sehingga akan tercetak jam hadir pegawai secara otomatis. Tidak hanya itu saja tetapi jam pulang pegawai juga bisa dicek secara lebih mudah melalui pencatatan lewat mesin almano ini.

Untuk pencatatan kehadiran jenis ini sebenarnya juga mudah untuk digunakan dan dapat dilakukan tanpa tipuan. Namun bisa juga pegawai berbuat curang dengan cara membawa kartu jam hadir milik rekan sekerjanya supaya jam hadir dan pulang menjadi tidak tepat.

• Jenis selanjutnya adalah absensi sidik jari atau finger scan yang dapat dilakukan dengan menempelkan salah satu jari pada mesin finger print. Jenis yang satu ini biasa dilakukan pada perusahaan menengah ke atas karena harga mesin yang relatif mahal.

Pencatatan kehadiran tersebut memiliki kelebihan diantaranya pegawai tidak dapat bertindak curang karena sidik jari tiap pegawai tidak bisa digantikan oleh orang lain. Namun, jika mesin jenis ini error maka jam hadir karyawan tidak dapat diakses.

Baca Juga: Dijual Cuma Rp5.000, Porsi Spaghetti Pinggir Jalan Ini Bikin Tercengang

• Absensi yang terakhir berjenis absensi telapak tangan. Sistem tersebut biasanya dilakukan di berbagai perusahaan berskala besar. Sebenarnya cara kerja mesin kehadiran ini hampir sama dengan finger scan. Anda hanya perlu menempelkan telapak tangan atau lima jari pada mesin.

Tentunya mesin jenis ini menggunakan teknologi tinggi sehingga harganya lebih mahal daripada mesin finger scan. Perusahaan yang menggunakan mesin jenis ini bisa saja meningkat kredibilitasnya karena umumnya mesin tersebut hanya digunakan pada perusahaan besar. Kelemahan absensi sistem ini hampir sama dengan finger scan yaitu terjadinya error akan menyebabkan data jam hadir pegawai menjadi tidak terakses.

Tujuan Absensi

Setiap absensi yang ada pada perusahaan tentu memiliki tujuan yang berkaitan dengan kedisiplinan. Dalam hal ini perusahaan menggunakan data kehadiran untuk pencatatan jam hadir dan jam kerja pegawainya agar perusahaan dapat mengetahui data jam hadir dan jam kerja pegawai. Kedisiplinan para pegawai bisa dilihat melalui pencatatan jam hadir sehingga mesin absensi digunakan untuk melihat kedisiplinan pegawai.

Adanya penerapan sistem pencatatan kehadiran tentu akan membantu suatu perusahaan dalam meningkatkan mutunya. Sebab umumnya penggunaan catatan kehadiran di suatu perusahaan menggambarkan bahwa perusahaan tersebut peduli dengan kedisiplinan dan benar-benar menghargai waktu.

Melihat adanya kenyataan tersebut maka kepercayaan para konsumen pada suatu perusahaan akan semakin meningkat. Penggunaan mesin untuk absen karyawan ini pada suatu perusahaan juga akan membuat suatu perusahaan dinilai bisa menghasilkan produk yang berkualitas baik. Sebab kegiatan produksi seringkali dikaitkan dengan kedisiplinan kerja para pegawai. Oleh karena itu, hal tersebut menjadi bagian yang penting pada suatu perusahaan.

Dengan informasi yang telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan pentingnya pencatatan kehadiran karyawan melalui mesin absen dan sejenisnya. Sehingga pemantauan karyawan jauh lebih efektif dan lebih akurat. Demikian pula yang dilakukan oleh berbagai macam produk sejenis. Misalnya saja jika menggunakan software Talenta by Mekari. Download attendance management software di https://www.talenta.co/en/features/attendance-management-software/  dan dapatkan gratis akses selama 14 hari.

Talenta memberikan berbagai macam manfaat bagi perusahaan termasuk dapat mencatat kehadiran karyawan setiap hari dengan akurat. Selain itu pencatatan kehadiran dapat secara otomatis terhubung dengan sistem payroll dan juga dapat dilakukan secara mobile. Sehingga mudah untuk diakses dimanapun dan kapanpun.

Keuntungan Absensi Menggunakan Aplikasi

Attendance management software memberikan solusi untuk masalah absensi perusahaan adalah efisiensi waktu. Hadirnya sebuah attendance management software akan membuat absensi pegawai menjadi lebih mudah, sehingga akan berdampak pada meningkatnya produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan dengan bantuan attendance management software atau aplikasi:

1. Digitalisasi Data

Hal pertama yang pasti Anda dapatkan adalah digitalisasi data. Dengan attendance management software untuk digitalisasi data, Anda akan semakin mudah mengorganisir dan menganalisa data yang sangat berguna bagi perusahaan.

Tidak hanya itu, data yang ada sulit dimanipulasi sehingga dapat dibilang data yang dihasilkan jauh lebih akurat.

2. Minim Kecurangan
Kini telah tersedia attendance management software menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran karyawan di suatu secara real–time.

Foto wajah yang telah tertangkap oleh kamera handphone akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem. Sedangkan informasi posisi karyawan akan muncul sesuai dengan titik keberadaan yang terlacak oleh GPS.

Dengan sistem attendance management software, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.

3. Membuat Karyawan Lebih Produktif

Dengan aplikasi e-absensi, karyawan yang bekerja mobile bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas.

Sehingga, daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi. Anda tak perlu lagi ragu untuk  download attendance management software untuk kemudahan absensi karyawan.

4. Lebih Efisien dari Segi Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem seperti fingerprint, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan dalam hal instalasi dan biaya perawatan (maintenance).

Misalnya, perusahaan mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka Anda tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.

Cukup download attendance management software dan gunakan e-absensi. Anda cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawan Anda bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi dan telah terdaftar di sistem.

5. Memudahkan Analisa Data Kehadiran

Attendance management software memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, Anda bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat Anda bertugas di luar kantor, Anda bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.

Download attendance management software dan gunakan sistem absensi online, Anda tidak butuh lagi rekap absensi periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika Anda ingin menganalisa data absensi untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Lima kelebihan attendance management software di atas bisa Anda temukan di aplikasi Talenta by Mekari. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan Anda memantau attendance management software di berbagai tempat tanpa repot dan bisa dilakukan kapan saja.

Talenta by Mekari adalah software salah satu attendance management software berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.